12 de març 2016

Eines que utilitzo: Remember The Milk



El dia que vaig adonar-me (ara ja fa uns quants anys) que sóc una persona extremadament desorganitzada per naturalesa, vaig decidir buscar alguna eina que m'ajudés a tenir una mica més controlat el meu dia a dia.

En la meva recerca vaig anar fent proves amb diverses eines fins que vaig anar a parar a algun lloc on es parlava del concepte GTD, que em va captivar. GTD són les sigles de "Getting Things Done", tota una metodologia orientada a la productivitat que consisteix bàsicament en seguir de manera sistemàtica unes pautes per organitzar les nostres tasques laborals i/o personals.

La metodologia seria llarga d'exposar i, de fet, amb el temps he arribat a la conclusió que no encaixa del tot amb el què jo necessito, però sí que hi vaig veure alguns conceptes més que interessants:
  • Si una tasca et portarà menys de dos minuts, fes-la ara.
    Pot semblar una obvietat, però és clau. Si una tasca te la pots treure de sobre ara mateix i en poca estona, no hi donis més voltes i fes-la de seguida. No hauràs de pensar-hi més i ja serà un tema resolt.
  • Anota totes les tasques que has de fer.
    Una altra aparent obvietat, però aquesta per mi és la peça essencial de tot plegat. Generalment tendim a confiar excessivament en la nostra memòria i és probable que més o menys ens acabem recordant de tot el que hem de fer al llarg del dia encara que no ho tinguem anotat enlloc.

    Però aquesta no és la questió. El tema és que si no ho anotem enlloc el nostre cervell està constantment fent un esforç per anar recordant tot allò que hem de fer, una i altra vegada. Encara que no ens n'adonem, algunes de les nostres neurones estaran dedicades a pensar en les tasques pendents i en intentar que no ens oblidem de res. El problema d'això és que llavors no podem estar del tot concentrats en allò que estem fent.

    La solució? Anotar-ho. Només això. El simple fet d'anotar les coses que hem de fer farà que el nostre cervell s'alliberi de la feixuga feina d'anar recordant contínuament les tasques pendents i podrà dedicar-se plenament a allò que val la pena.

    Insisteixo: no es tracta de desconfiar de la vostra memòria (que segur que us funciona molt bé) sinó d'alliberar el cervell d'una funció tan poc útil com intentar recordar tot el que heu de fer.
  • Optar per un sistema i confiar-hi
    Vinga, una altra obvietat. Però aquesta és també determinant. Hi ha qui prefereix anotar les idees a recordar en una llibreta, enganxar post-its, posar-les a l'agenda, afegir-les en un document o utilitzar alguna eina concreta. Totes les solucions són igual de bones sempre i quan n'escullis una i sempre utilitzis la mateixa, sense falta.

    Es tracta de donar-li al cervell la seguretat que sempre anotarem les nostres tasques amb el mateix sistema i només amb aquell sistema. I que un o diversos cops al dia acudirem a aquest sistema per revisar les tasques pendents. D'aquesta manera, el nostre cervell agafarà confiança en què tot està sota control i començarà a deixar de pensar en les tasques pendents. Ja no li caldrà fer aquest esforç perquè sabrà que les tenim anotades en un lloc confiable.
La teoria del GTD va molt més enllà però, com he dit abans, el meu objectiu no era ben bé millorar la meva productivitat sinó aconseguir una mica d'organització personal. Així que vaig arribar a la conclusió que el que necessitava era un sistema per poder fer llistes. Llistes de qualsevol cosa: de les tasques pendents a la feina, dels llibres o pel·lícules que em recomanen els amics, dels temes que vull comentar en una reunió, de les idees que em vénen al cap i que potser faré més endavant, etc...


Després de provar diverses eines finalment vaig escollir organitzar la meva vida amb Remember The Milk (RTM). Hi ha moltes alternatives i és probable que algunes fins i tot siguin millors, però em va agradar aquesta per diversos motius:
  • Simplicitat: no la plantegen com una macro-solució de GTD sinó com una eina per fer llistes, res més que això.
  • Facilitat d'ús: quan vols afegir una idea a qualsevol llista només cal anotar-ho directament. No cal posar-hi més informació (data, prioritat, etiquetes...) si no vols o no tens temps. I si vols, tot això ja ho afegiràs després.
  • Multiplataforma: ja des de fa un munt d'anys Remember The Milk es pot utilitzar des de la web, té apps per a mòbils i tauletes i integracions amb altres plataformes com Gmail, Chrome, Outlook, Evernote, etc.
  • Sincronització instantània: Bàsic. La informació se sincronitza immediatament i és visible a l'instant des de qualsevol dispositiu. Aquesta funcionalitat requereix tenir la versió de pagament, però ja fa anys que la utilitzo i garanteixo que funciona molt bé.
  • Llistes intel·ligents: potser només utilitzo un 10% de tot el potencial que ofereix RTM, però les llistes intel·ligents són un dels aspectes que em va agradar més des del principi. Per explicar-ho de manera fàcil, es tracta de llistes que agrupen les tasques d'altres llistes a partir dels criteris que fixem. En el meu cas, tinc les tasques organitzades per projectes en diverses llistes i una llista intel·ligent que em mostra totes les tasques pendents d'altres llistes en un sol lloc. Però aquesta llista intel·ligent no em mostra, per exemple, la llista de llibres que vull llegir.
Justament ara fa pocs han presentat una nova versió de RTM, que els clients de pagament ja fa alguns mesos que podiem utilitzar en fase beta. Incorpora diverses novetats i millores, especialment en usabilitat. RTM va ser una de les primeres apps d'aquest tipus i realment havia quedat una mica per darrere d'opcions més recents. Ara s'han posat les piles i torna a ser una eina plenament competitiva. 

PD: Per als malpensats, aclareixo que la bona gent de Remember The Milk no m'han pagat res per escriure aquest post. Sóc jo qui els paga a ells cada any... ;-)

Cap comentari: